Подробная инструкция по заполнению трудовых книжек

Самое важнее по теме: "Подробная инструкция по заполнению трудовых книжек" с комментариями специалиста. На странице собрана и агрегирована информация по теме и предоставлена в удобном виде. В случае возникновения каких-либо вопросов задавайте их нашему дежурному специалисту.

Подробная инструкция по заполнению трудовых книжек

Избежать ошибок и последующих исправлений поможет Инструкция по заполнению трудовых книжек (ТК). Этот официальный документ подробно описывает правила ведения и хранения трудовых книжек, знакомит с нюансами заполнения и процедурой выдачи дубликатов. Любая кажущаяся мелочь: от цвета ручки до нумерации, имеет свое значение.

Уверенности придадут нехитрые правила заполнения трудовой книжки: вы сможете не бояться, что испортите бланк и получите взыскание от начальства. К тому же, сотрудник, ознакомившись с порядком ведения трудовых книжек, может самостоятельно проконтролировать, допущены ли какие-то неточности в его личном деле.

Все отметки в ТК

Обычно оформление трудовой книжки при приеме на работу начинается с титульной страницы. Здесь указываются персональные данные сотрудника, его год рождения, место обучения и полученная профессия. Если ТК является дубликатом, то указывается и информация об этом. Сведения о вузе и о полученной специальности вносятся на основании аттестата или диплома. Если сотрудник официально менял ФИО, то старая фамилия аккуратно зачеркивается посредине, а новая вписывается, о чем пишется уведомление в самом конце ТК.

Как заполнять трудовую книжку:

  • разборчивым почерком ручкой или пером;
  • с использованием арабских цифр;
  • без исправлений, зачеркиваний, вымарывания корректором;
  • с указанием персональных данных;
  • не позднее 7 дней со дня приема сотрудника;
  • с изучением примеров из трудовой книжки, образец которых можно скачать на нашем сайте.

Открыв этот документ, вы обнаружите всего несколько разделов. Однако на деле в ТК включаются множество разнообразных сведений. В частности, сюда может вноситься отметка о работе по внутреннему или внешнему совместительству, о службе в армии. Фиксируется здесь и каждый факт перемещения, даже когда сотрудник просто переходит из одного отдела (подразделения) в другой, а потом возвращается обратно.

Порядок заполнения трудовой книжки такой же, как и для приложения к ней (дубликата). Только дополнительно делается отметка о суммарном стаже. Если есть документальное подтверждение, то пишутся сведения о каждом работодателе и всех должностях. Учитывая ценность этой информации, запрещено вносить ее со слов сотрудника. Каждая компания, в которой он работал, должна предоставить ему копии приказов.

Правила оформления трудовой книжки должны неукоснительно соблюдаться. Первая страница или титульный лист — самая главная. На ней ставится печать компании, где бланк заполнялся впервые. Правки после окончания второго вуза или изменении специальности не делаются путем зачеркивания или исправления другим способом.

Правки в ТК

Неправильная запись в трудовой книжке — не трагедия. Все может случиться, ведь никто не застрахован от невольных ошибок. Порядок же внесения правок подробно описан и общеизвестен. Вам не придется менять бланк или идти на другие сложные меры.

Типичные ошибки кадровиков:

  • неверный номер приказа руководства;
  • ошибки в персональной информации;
  • перепутанная должность, название отдела или компании;
  • неверно подсчитанный стаж (для дубликата);
  • перепутанные ТК разных сотрудников.

Если речь идет о разделе, где указываются сведения о поступлении на работу, переводах либо увольнении, то в трудовой книжке запись ошибочная не зачеркивается. Просто пишется фраза: «Запись недействительна». При этом обязательно указывается номер и дата записи. А затем вписывается информация, которая верна.

Таким же образом в трудовой книжке недействительной можно признать, что была допущена ошибка при прекращении трудового договора, переходе сотрудника из одного отдела либо департамента в другой. Просто отмечается, что за номером N запись неверна и сотрудник восстановлен. Признание записи недействительной лучше сделать как можно раньше, чтобы она не потерялась на фоне других сведений.

Встречается и такой вид ошибок, как перепутанные буквы в фамилии, имени, отчестве сотрудника на первой странице. Это случается, если данные воспринимаются на слух, а работник не проверил точность заполнения и подписал бланк машинально.

Если ошибка была замечена сразу (при оформлении новой ТК), то испорченный документ меняется на новый. Старая ТК при этом уничтожается, что подтверждается соответствующим актом. За новый бланк плата с сотрудника не взимается. Если же ошибка была обнаружена спустя какое-то время, считать недействительной и отменить ее в обычном порядке не получится.

[1]

Нужно обратиться в суд, чтобы признать, что этот документ действительный и принадлежащий именно вам, а не какому-то другому сотруднику с такой же фамилией. Если неточность есть и в письменном договоре, то придется оформлять дополнительное соглашение и перезаключать его.


Как видите, правильное заполнение трудовой книжки — дело не сложное. Если же ими пренебречь, то клерку, на которого возложили обязанность ведения ТК, грозит дисциплинарная ответственность.

Сведения о карьере в ТК

Как известно, в бланке ТК существуют разделы. Самый популярный из них посвящен работе (приему, уходу, перемещению). Образец заполнения этого раздела можно скачать на нашем сайте. В соответствующем разделе оформляется прием на работу с указанием даты, номера и названия компании. Обязательна нумерация арабскими цифрами. Приведем простой пример: «Принят на работу в должности такой-то в отдел X компании Y в соответствии с приказом Z».

Зачисление в штат генерального директора (президента) сопряжено с рядом трудностей, ведь фактически он должен подписать приказ о назначении самого себя. Но вопрос этот решается другим путем. В зависимости от организационно-правовой формы компании организуется общее собрание ее владельцев, где принимается решение о назначении директора, которое оформляется протоколом. Таким образом, директора назначают акционеры или участники общества. Позднее, вступив в должность, директор выпускает приказ, который потом вносится в личное дело и указывается в ТК.

Трудовая книжка нужна и после прекращения рабочих отношений. Эти записи также нумеруются, указывается дата, причина ухода и делается ссылка на приказ руководства. Если увольнение происходит по конкретной статье Трудового кодекса Российской Федерации, то это отмечается.

Читайте так же:  Досрочное снятие судимости

Если человека переводят, нужно указать с его ли согласия это делается. Если он перешел на выборную работу либо должность, то обязательно указывается, что увольнение было именно по этой причине. Увольнение руководства происходит на общих основаниях с указанием причин. Ими может быть все, что угодно, вплоть до окончания срока контракта или решения акционеров. Подтверждается разрыв деловых отношений приказом (решением) совета директоров. Следовательно, в ТК указывается конкретный документ, который может подтвердить решение работодателя.

В настоящее время трудовой договор без записи в трудовую книжку — довольно частое явление. В этом случае персонал договаривается с работодателем устно, и работа происходит без официального оформления и отчисления социальных взносов. Соответственно, в ТК ничего не отмечается, там не делаются записи ни о приеме, ни об увольнении.

При этом работнику следует помнить, что теряется ценный стаж, который позднее не будет учтен при начислении пенсии. Внести его позднее, например, задним числом — не получится. Поэтому решайте сами, насколько такой вариант сотрудничества приемлем для вас, нужна ли вам неофициальная работа.

Выписки из ТК

При возникновении необходимости оформляется выписка из трудовой книжки, которая подтверждает всю статистику трудоустройства. Это делается, например, если ТК очень объемная, и нет смысла делать заверенную ксерокопию всего документа с множеством страниц. Чтобы получить копию страниц, нужно обратиться к работодателю с заявлением, и в течение трех дней работник сможет добиться желаемого.

В документе обязательно указываются:

  • информация о работодателе (контакты, полное название);
  • все сведения о работнике;
  • стаж, все места работы за требуемый период;
  • награды и премии (при их наличии).

Правила заполнения трудовых книжек гласят: каждая надпись нумеруется и в выписке все места работы указываются под номерами. В самом конце значится место, где работник трудится в настоящее время.

Выписка из трудовой книжки будет выдана на бланке организации, с указанием всей нужной информации и за подписью представителя отдела кадров, скрепленной печатью. Ее можно предоставлять в банк, если от вас требуют не только справку с работы, но и копию ТК, в Пенсионный фонд и в другие организации.

В некоторых посольствах выписка из трудовой книжки может играть роль при оформлении визы или загранпаспорта. У выписки ограниченный срок действия. Если вы уволились или перевелись в другое подразделение, то она автоматически аннулируется, и вам нужно будет оформлять новую.

[3]

Отметки о наградах и выговорах

Запись в трудовой книжке о награждениях делается в соответствующем разделе: иначе можно испортить бланк. Нельзя писать об этом в раздел, где указывается хронология вашей карьеры. Не стоит также путать графы для заметок о наградах, с разделом о поощрениях.

В ТК фиксируются:

  • факты получения наград и почетных званий (например, народный артист);
  • получение вымпелов, грамот от работодателя;
  • иные виды поощрений от компании (присуждение премии, дарение ценных вещей).

В подобных сведениях, которые строго нумеруются, обязательно указывается полное название компании-работодателя. Заполняющий отмечает дату приказа, и все о самой награде и основаниях для ее присуждения.

Форма заполняется по правилам и не содержит лишних сведений. Если нужно внести информацию о поощрениях, то это делается в соответствующем разделе. Информация об отправке персонала в санаторий или вручении ему ордера на квартиру в ТК не указывается. Сама надпись о поощрениях выглядит примерно так: «дата, Компания N. Объявлена благодарность за подготовку годового отчета», номер приказа, дата.

В ТК вносится информация и о наказаниях, которые применялись к сотруднику. Законодательством предусмотрено, что к нему можно применить замечания, выговор и увольнение в случае невыхода на работу без важных причин, выполнении своих обязанностей в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, отказе от прохождения экзаменационной проверки или медицинской комиссии (в некоторых случаях).

Выговор не заносится в ТК. Исключение составляет отметка об увольнении, которое произошло по причине нарушения дисциплины. Тогда в разделе, где содержатся данные о приеме на работу и увольнении, делается отметка о прекращении договора и указывается причина со ссылкой на законодательство. Если сотрудник не согласен с этим, он может обратиться в судебные инстанции и признать факт своего увольнения недействительным. Если ему это удастся, то отметка будет признана недействительной и пострадавшего восстановят в должности.

Если сотрудник был оштрафован во время выполнения своих обязанностей, информация об этом не вносится в ТК. Даже в том случае, если к нему применены меры дисциплинарного взыскания на крупную сумму (например, в связи с халатным выполнением обязанностей, ставшим причиной убытков компании). В ТК также нет раздела о штрафах, пенях и других финансовых истребований с работника.

Ведение трудовых книжек при заполнении разделов должно вестись строго с инструкцией. Нельзя разобраться, как правильно заполнить трудовую книжку, не изучив Трудовой кодекс Российской Федерации. Важно и проанализировать образец записи в трудовой книжке, чтобы при заполнении не перепутать графы и разделы.

Правила ведения трудовых книжек

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути — это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.
Читайте так же:  Как посмотреть квитанцию за квартиру по лицевому счету

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Содержание и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

Ознакомление работников и заверение

Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

[2]

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Читайте так же:  Возврат и обмен матраса основные причины и условия возврата, образец претензии

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями)

Видео (кликните для воспроизведения).

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162»;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях»;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 «О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства»;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)».

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации

Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.

Регистрационный N 5219

Утверждается инструкция по заполнению трудовых книжек, а также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Устанавливается порядок заполнения сведений о работнике и о работе, о награждении, об увольнении (прекращении трудового договора). Определяются особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Ранее действующая инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162с изменениями и дополнениями, признается не действующей на территории РФ.

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.

Регистрационный N 5219

Настоящее постановление вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 19 ноября 2003 г. N 235, в газете «Экономика и жизнь», ноябрь 2003 г., N 47 (приложение «ЭЖ Досье»), в журнале «Еженедельный бюллетень законодательных и ведомственных актов», декабрь 2003 г., N 49, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 декабря 2003 г. N 49, в еженедельном сборнике законодательных и нормативных актов РФ «Экспресс-закон», декабрь 2003 г., N 48, в приложении к «Российской газете» — «Новые законы и нормативные акты», 2003 г., N 45

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. N 588н

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Подробная инструкция по заполнению трудовых книжек

С недавних пор порядок оформления трудовых отношений претерпел значительные изменения. Это связано с тем, что был составлен новый трудовой кодекс. Подобное нововведение повлекло за собой корректировку прочих сопутствующих документов. Соответственно, была отредактирована инструкция по заполнению трудовых книжек. Данные изменения нельзя назвать радикальными, так как базовые документы сохраняют привычную форму бланков и обладают прежними правами, доказывающими трудоспособность гражданина.

Какие нововведения были приняты?

Как гласит инструкция по заполнению трудовых книжек, работник кадровой службы обязан обеспечить предприятие подробной информацией. Таким образом, при заполнении документов не допускаются сокращения. К примеру, если раньше в графе основания записи можно было написать «распр.», то теперь требуется слово целиком: «распоряжение». Инструкция по заполнению трудовых книжек включает пункт об оформлении увольнения или перевода на другую работу. В данном случае необходимо полностью раскрыть причину, послужившую основанием для прекращения трудовых отношений. Кроме того в обязательном порядке нужно ссылаться на конкретную статью в Трудовом кодексе, например, уволен в связи с прекращением контракта или переводом на другую работу согласно пункту пятому ТК РФ. Также стоит учесть, что каждая графа документа должна быть заполнена правильно. Делая любую запись, работнику кадровой службы необходимо опираться на официальные источники, дабы не ввести в заблуждение ни сотрудника, ни предприятие.

Читайте так же:  Заявление об оспаривании нормативного правового акта

Инструкция по ведению трудовых книжек: основные каноны

Итак, при первичном устройстве на работу организация обязана предоставить человеку трудовую книжку. Кадровик самостоятельно осуществляет заполнение этого документа. В соответствующих графах указывается ФИО в развернутом виде, то есть без сокращений и прочих словоформ. Источником вышеуказанной информации считается паспорт, на основании которого прописывается также год рождения гражданина. В конце страницы сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и инициалы. Это свидетельствует о том, что он несет ответственность за указанную информацию. Большинство ошибок допускается в записи об увольнении члена штата. Как известно, работодателю законом запрещено увольнять человека, если тот добросовестно выполняет свои обязанности. То есть расторжение трудовых отношений по инициативе руководителя должно быть обосновано определенными нарушениями, обнаруженными в процессе совместной деятельности. В Трудовом кодексе подробно раскрыты все возможные причины, поэтому ссылка на конкретную статью закона обязательна.

Инструкция по заполнению трудовых книжек: способы исправления ошибок

Согласно проверкам, практически в любой трудовой книжке находят ошибки. Тогда встает вопрос об исправлении ситуации и устранении неполадок. Записи о месте работы нельзя зачеркивать, корректировать и уже тем более нельзя пользоваться отбеливающей жидкостью. Ниже бухгалтер осуществляет верную запись и делает пометку о недействительности информации, к примеру, под пунктом 7: «Исправленному верить» — и основание в виде приказа или распоряжения. Женщины нередко сталкиваются с изменением фамилии в связи с бракосочетанием. Правила ведения трудовых книжек предписывают, что прежние данные зачеркиваются аккуратной линией, и рядом указывается новая фамилия.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Судя по аб. 3 ст. 65 ТК России, 1-м из документов, который предъявляется при поступлении на место труда, рассматривается трудовая книжка (далее – ТРКН). Обязательство по ее предъявлению существует во всех случаях, кроме трудоустройства в первый раз или при оформлении трудового контракта, содержащего условие о совместительстве.

Нормативная регламентация

Ведомство, осуществляющее в РФ исполнительную власть, управомоченное Правительством России, определяет порядок оформления, сроки хранения и нюансы по заполнению ТРКН (аб. 2 ст. 66 ТК РФ), а также единую форму документа.

Соответствующая регламентация осуществляется Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 (далее – Постановление).

Постановление состоит из:

  • двух Приложений (форма ТРКН и бланк вкладыша в ТРКН);
  • и Правил ведения… (далее – Правила).

Правила состоят из 8 Разделов, в том числе порядок занесения поправок в ТРКН, бланк вкладыша, ответственность за несоблюдение требований законодательства и другие положения.

О том, что именно писать в те или иные графы (далее – ГР) ТРКН, говорится в другом правовом акте – Постановлении Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года “Об утверждении инструкции…”. Данный нормативный документ содержит в себе 3 Приложения, основное из которых – Приложение № 1 (далее – Инструкция).

Кратко об основных моментах

Приведем перечень основных нормативных положений, указанных в Правилах2018 года (кратко):

  • все юридические лица, а также ИП, обязаны вести ТРКН на каждого трудящегося, по факту проработавшего свыше 5 суток (п. 3 Правил);
  • работодатели (далее также – наниматели), не зарегистрированные в качестве ИП, не имеют права оформлять и вести ТРКН (аб. 3 п. 3 Правил);
  • записи (далее – ЗП) в ТРКН о наложенных дисциплинарных взысканиях не делаются (кроме случаев, когда таким взысканием является расторжение трудоотношений) (п. 5 Правил);
  • в случае, если у труженика отсутствует ТРКН к моменту поступления на работу, работодатель обязан ее выдать не позднее, чем через 1 неделю (п. 8 Правил);
  • все ЗП о переводе, награждении, изменении названия должности и др., осуществляются также в недельный срок после вынесения соответствующего распорядительного акта руководителя (п. 10 Правил);
  • если гражданин одновременно трудится и по главному месту работы, и по совместительству, данные о труде по совместительству подлежат внесению в ТРКН только по волеизъявлению работника (п. 20 Правил).

Кратко о форме ТРКН

Форма ТРКН утверждена Постановлением.

Бланк состоит из:
  • титульника, в который вносятся данные о ФИО, дне рождения, уровне образования трудящегося, его профессии, квалификации и специальности;
  • “Сведений о работе” (далее – Раздел 1 ТРКН), где содержится информация о дне приема к каждому нанимателю, дне увольнения, перевода, поправках, занесенных в квалификационные справочники и др.;
  • “Сведений о награждении” (далее – Раздел 2 ТРКН), в который заносятся данные о полученных трудящимся в период ведения деятельности наградах (со ссылкой на распорядительный акт нанимателя).

Общие правила заполнения ТРКН

Основные положения регламентированы Разделом 1 Инструкции. Приведем выдержку из нормативных положений:

  • на всех листах ТРКН даты записываются в таком формате — ДД. ММ. ГГГГ;
  • осуществление ЗП допускается перьевой, либо же гелевой ручкой;
  • возможные цвета паст для ручки – черный, синий, фиолетовый;
  • сокращения в ТРКН строго запрещены;
  • в Разделе 1 ТРКН и Разделе 2 ТРКН зачеркивание ЗП не разрешается – это можно делать только на титульнике.

Порядок заполнения титульного листа ТРКН

Как сказано в п. 8 Правил, наниматель обязан выдать ТРКН в недельный срок после поступления труженика на место работы и в его присутствии заполнить титульный лист.

Чтобы внести данные на титульник, должностному лицу кадровой службы придется взять соответствующие сведения:

  • о ФИО и дате рождения сотрудника – из паспорта или прочего документа, идентифицирующего личность (пп. “а” п. 9 Правил);
  • об образовании и о действующей специальности–из дипломов или документов о прохождении профессиональной подготовки (аттестации), а также из документов, выданных самим нанимателем и подтверждающих наличие особых знаний.

В ТРКН может быть внесена ЗП и о незавершенном образовании – для этого трудящемуся достаточно предъявить студенческий билет, зачетную книжку или справку из образовательной организации, заверенную в регламентированном порядке (аб. 4 п. 2.1. “Инструкция по заполнению трудовых книжек”).

Читайте так же:  Зачем сбербанк меняет карточки каждый третий год

Первичное заполнение титульника завершается данным образом:

  • кадровик ставит дату заполнения;
  • труженик ставит свою роспись, свидетельствующую об ознакомлении;
  • кадровик ставит свою роспись в поле “Подпись лица, ответственного…”, а в поле “М.П.” ставится печать предприятия (ИП) – при ее наличии.

Как изменить (дополнить) запись на титульнике ТРКН

Если гражданин изменил фамилию или имя, либо же появились уточненные сведения о дате рождения, на титульник вносятся уточнения в порядке, представленным в аб. 2 п. 2.3. Инструкции от Минтруда, а именно:

  • ранее действовавшая фамилия (имя, дата рождения) зачеркиваются одной чертой;
  • рядом пишется новая фамилия (имя, дата рождения);
  • произведенные изменения подтверждаются ссылкой на соответствующий удостоверяющий документ (свидетельство о появлении на свет, новый паспорт и др.) на обложке ТРКН (см. образец) и заверяются подписью управомоченного лица отдела кадров.

Как заполняется Раздел 1 ТРКН

Раздел 1 ТРКН содержит 4 ГР:

ГР Как ее заполнять
1 Сюда ставится порядковый №ЗП. Например, при трудоустройстве первый раз в жизни ЗП о приеме на должность будет 1-й, следующая ЗП(о переводе, об увольнении и др.) – 2-й и так далее
2 Пишется дата приема к работодателю, дата перевода, ухода с работы и др.
3 В случае оформления трудового контракта делается ЗП, содержащая наименование должности, на которую приняли физическое лицо, специальности, профессии, название структурного отделения. При увольнении делается отсылка на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ (см. образец ниже)
4 Здесь ставятся реквизиты приказа директора (дата, номер), регламентирующего, соответственно, прием на работу, перевод, увольнение и др.

Как изменить запись в Разделе 1 ТРКН

Как уже было сказано ранее, в Разделе 1 ТРКН нельзя производить зачеркивание. Поэтому при необходимости изменить что-либо, ЗП признаются недействительными.

Приведем пример аннулирования ЗП о приеме на работу:

  • в ГР 1 ставится порядковый номер “исправляющей” ЗП (после “исправляемой” ЗП могут быть какие-либо другие, поэтому “исправляющая” будет иметь номер N+1, где N – номер последней имеющейся ЗПв Разделе 1 ТРКН);
  • в ГР 2 ставится дата внесения “исправляющей” ЗП;
  • в ГР 3 заносится формулировка: “Запись за номером таким-то недействительна. Текст”, где Текст – соответствующая правильная формулировка (например, “Принят на работу на должность электрогазосварщика в структурное подразделение “Цеховые работники”);
  • в ГР 4 пишутся реквизиты приказа, в силу условий которого производятся поправки.

При трудоустройстве к новому нанимателю в ГР 3, в качестве заголовка вносится полное и сокращенное название нанимателя в соответствии с учредительной документацией (п. 3.1. Инструкции).

Заполнение Раздела 2 ТРКН

Согласно Разделу 4 Инструкции (в последней редакции № 2 от 31 октября 2016), Раздел 2 ТРКН заполняется практически в том же порядке, что и Раздел 1 ТРКН, то есть:

ГР Что в нее писать
1 №ЗП о награждении по порядку
2 Дата, в которую трудящийся был удостоен награды
3 Пишется, кто наградил сотрудника, за какие заслуги и какой наградой (формулировку см. ниже)
4 Отсылка на приказ или прочий распорядительный документ, на основании которого было осуществлено награждение

Порядок изменения ЗП в представленном разделе аналогичен порядку, справедливому для применения к Разделу 1 ТРКН.

В каких случаях выдается и как заполняется дубликат ТРКН

Дубликат ТРКН подлежит выдаче в следующих законодательно установленных случаях:

  • при наличии письменно оформленного ходатайства работника, желающего получить дубликат в связи с наличием оправдательного приговора суда (с целью, чтобы в ТРКН не было ЗП, свидетельствующей о незаконном увольнении) (п. 22 Правил);
  • при утрате оригинала ТРКН – в представленном случае, дубликат предоставляется по письменной заявке труженика в течение 15 суток (п. 31 Правил);
  • в иных случаях порчи ТРКН (например, если она обгорела, была порвана, испачкалась и др.) (аб. 3 п. 33 Правил).

О порядке заполнения дубликата см. Раздел7 Инструкции:

  • на титульнике ставится отметка “Дубликат” в правом верхнем углу;
  • на обложке пишутся сведения о дате и о причине, повлекшей нужду в выдаче дубликата;

  • в ГР 3 в качестве заголовка ставятся сведения о совокупном страховом стаже (без указания, сколько проработал сотрудник в каждой организации и др.), остальные ГР в данной строчке оставляются пустыми.

Далее периоды деятельности уже расшифровываются подробнее по каждому нанимателю:

  • в ГР 2 указывается ДД. ММ. ГГГГ оформление трудового контракта;
  • в ГР 3 – название работодателя, структурного отделения, куда ранее приняли работника, должность, профессия и др.;
  • в ГР 4 – реквизиты локального документа, в силу которого в дубликат осуществлена соответствующая ЗП;
  • строчкой ниже, в ГР 2 – день увольнения с предприятия, в ГР 3 – причина ухода со ссылкой на ТК РФ;
  • и так далее, строчкой ниже, в ГР 2 – день приема к следующему нанимателю, в ГР 3 – название этого работодателя и др.

Видео (кликните для воспроизведения).

В Разделе 7 Инструкции по ведению книжек сказано, что в ГР 3 пишется название работодателя, однако в образцах по заполнению дубликата ТРКН, представленных в открытых интернет-источниках, видно, что название нанимателя записывается в ГР 3 в виде отдельного заголовка.

Источники


  1. Мархгейм, М. В. Правоведение / М.В. Мархгейм, М.Б. Смоленский, Е.Е. Тонков. — М.: Феникс, 2009. — 416 c.

  2. Розен, Александр Прения сторон. Времена и люди / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Ленинградское отделение, 2013. — 589 c.

  3. Научно-практический комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». — М.: Проспект, 2013. — 156 c.
  4. Баранов, Д. П. Адвокатское право. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Д.П. Баранов, М.Б. Смоленский. — М.: Дашков и Ко, 2014. — 368 c.
Подробная инструкция по заполнению трудовых книжек
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here