Как правильно оформляется вкладыш в трудовую книжку

Самое важнее по теме: "Как правильно оформляется вкладыш в трудовую книжку" с комментариями специалиста. На странице собрана и агрегирована информация по теме и предоставлена в удобном виде. В случае возникновения каких-либо вопросов задавайте их нашему дежурному специалисту.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Трудовая книжка

Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Как вшить вкладыш?

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Образец оформления вкладыша в Трудовую книжку

Рассказываем, как оформить вкладыш в трудовую книжку, какую функцию он выполняет и каким образом заполняется. Когда в трудовой книжке (ТК) заканчиваются свободные страницы, а делать новые записи всё ещё необходимо, в неё вшивают дополнительные листы. Оформление этих страниц строго регламентировано. Важно не допустить ошибок, иначе у работника могут быть проблемы с оформлением пенсии. Как правильно оформлять вкладыш, вшить его в основной документ и какие типичные ошибки допускают работодатели?

Читайте так же:  Увольнение по собственному желанию как правильно написать заявление

Что такое Вкладыш в Трудовую книжку

Любое официальное трудоустройство в России сопровождается записью в трудовой книжке. Но в ней всего 46 страниц, и если человек часто меняет работу, свободное место может закончиться задолго до завершения карьеры и трудовой деятельности. Решить проблему поможет вкладыш — новые страницы, которые вшиваются в главный документ.

Использовать дополнительный бланк следует только тогда, когда свободные строки закончились. Форма утверждена постановлением Министерства труда от 10 октября 2003 года №69 и менять её категорически запрещается. Новые листы будут содержать ту же информацию, что и основной документ. Для заполнения применяются аналогичные правила и рекомендации.

Применяется сквозная запись: часть информации может быть в последних строках старого документа (например, наименование работодателя), а вторая половина — на дополнительных листах (должность работника и приказ о его назначении на должность).

Неподшитый и незарегистрированный вкладыш не имеет никакой силы и считается недействительным.

Как правильно оформить выдачу Вкладыша

Рассмотрим образец оформления вкладыша в трудовую книжку. Недостаточно купить чистую форму, сделать в ней запись и вшить в основной документ. Распечатывать тоже бланк нельзя: их печатают на предприятиях Госзнака, добавляют несколько степеней защиты и уникальные номера. Чтобы процедура была оформлена правильно, необходимо соблюсти ряд обязательных формальностей.

Как оформить выдачу вкладыша:

  1. Работодатель покупает бланк (форма строго соответствует постановлению Минтруда). Делает отметку о выдаче в приходно-расходной книге и в книге учёта движения ТК.
  2. Заполняет документ, используя принцип сквозной записи (порядковые номера записей продолжаются, а не начинаются заново).
  3. Вшивает бланк в конец или в середину основного документа.
  4. Ставит штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (в правом верхнем углу первой страницы).

Образец заполнения вкладыша представлен на изображениях и в одном из следующих разделов. Это довольно простая процедура, главное в которой — использовать правильный бланк и внимательно заполнять все строчки.

Как вшить бланк в Трудовую книжку

Вкладыш не имеет законной силы отдельно от ТК, поэтому самый надёжный способ скрепить новые листы со старыми — вшить чистые листы в основной документ. Строгих рекомендаций относительно этой процедуры нет: бланк пришивают обычными нитками так же, как сшивают любые другие документы.

Допускается вшить документ как в конец, так и в середину основного документа — это более удобно. Если форм несколько (а их количество никак не ограничено законом), их последовательно вшивают одну за другой.

Как сделать первую запись во Вкладыше в Трудовую книжку

Разберём подробнее, какой должна быть первая запись во вкладыше. На титульном листе работодатель указывает:

  • фамилию, имя и отчество сотрудника;
  • дату рождения;
  • образование и специальность (как в документе об образовании, никаких корректировок);
  • дату заполнения.

Владелец и работник отдела кадров ставят подписи в нижней части титульного листа. Если организация использует печать, нужно скрепить ею данные на странице. Информация о заключении трудового договора, переводе на новую должность и прочие сведения записываются по тем же правилам, что и в основном документе. Данные второй и всех последующих записей не отличаются от стандартов заполнения.

Типичные ошибки:

  1. Оформление новой ТК вместо вкладыша — категорически запрещается, документ нужно продолжить с помощью дополнительного бланка.
  2. Нет штампа о выдаче вкладыша — без него даже подшитый бланк будет считаться недействительным.
  3. Используется новая нумерация — порядковые номера должны продолжаться, а не начинаться заново.
  4. Профессия записывается в соответствии с занимаемой должностью — необходимо указывать, как в документе об образовании.

Заключение

Мы рассмотрели, как заполнить вкладыш в трудовую книжку и для чего он необходим. Если свободные страницы в основном документе закончились, начинать новую нельзя — нужно вшить в неё чистые листы. Бланк обязательно должен иметь государственные серию и номер, поэтому распечатать его из интернета нельзя — только купить. Представленный образец записи поможет быстрее и правильнее оформлять вкладыши.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Читайте так же:  Как одолжить деньги правильно

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Вкладыш в трудовую книжку: вопросы и ответы

Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.

Нормативная база

К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника. С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны. В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Зачем нужен

Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.

Как выглядит вкладыш к трудовой книжке

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

1. Должна ли быть голограмма

Голографическая голограмма является не обязательным. Но всё же, для защиты заполненных полей в бланках строгой отчётности, можно воспользоваться средством доп.защиты информации – это голограмма. Она может устанавливаться по желанию работодателя, который выдал трудовую книжку и вкладыш. Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.

2. Это бланк строгой отчетности

Бланками строгой отчётности являются и трудовые книжки, и вкладыши. Хранятся они у материально-ответственного лица в сейфе, а учёт по ним ведётся за балансом.

3. Действителен ли без книжки

Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

1. Порядок выдачи

Вкладыш выдается сотрудником администрации при условии, что все позиции в трудовой книжке или предыдущего вкладыша полностью использованы.

2. Правила оформления и ведения

Видео (кликните для воспроизведения).

В правилах не прописано, куда ставится штамп о выдаче вкладыша. Как показывает практика, он с оттиском «Выдан вкладыш» штампуется на первой странице (титульном листе) книжки, а не вкладыша. Проставляется он на пустое место, чтобы не закрывать записи сведений о работнике на первой странице. Около штампа указываются дата выдачи вкладыша, его номер и серия.

Оформление титула

На титульной странице вкладыша указывается:

На титульном листе, заполненные данные, актуальны на дату их оформления. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, в основном это сотрудник отдела кадров или представитель администрации организации. Ставиться также печать работодателя (при наличии).

Дата заполнения

Дата заполнения вкладыша проставляется на его титульной стороне. В графе, где указывается дата, нельзя указывать дату заполнения трудовой книжки, в ней указывается только дата заполнения вкладыша.

[3]

Нумерация записей

Продолжением трудовой книжки является вкладыш, поэтому нумерация в нём продолжается и не прерывается.

Например: Последняя позиция в книжке была за номером 14, то последующая запись будет начинаться с номера 15.

Проставление печатей

Печать на сведения о выдаче вкладыша не ставиться. В правилах говориться только о штампе.

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

После заполнения сведений о работе, а также титульного листа вкладыша, необходимо его подшить к основному документы. В правилах не прописано, куда должен вкладыш подшиваться, — в конец, середину или начало. Поэтому сотрудник, наделённый правом по ведению трудовых книжек, самостоятельно решает, куда его удобнее подшить. Как показывает практика, легче вшить в середину трудовой книжки.

Читайте так же:  Наем и неотделимые улучшения арендованного имущества — что это такое

Если у представителя администрации отсутствует новый вкладыш, то категорически запрещается вшивать чистые листы бумаги или заводить вместо вкладыша новую трудовую книжку.

Хочется отметить, что вкладыш без трудовой книжки не имеет юридической силы.

Если закончился, то выдается ли второй

Какое количество вкладышей можно прикреплять к одной трудовой книжке, нигде не прописано. Поэтому пришивать можно неограниченное количество раз.

Оформление дубликата вкладыша в случае утери

За сохранность и трудовой книжки и соответственно вкладыша отвечает:

  • Работодатель, если гражданин работает по трудовой книжке;
  • Работник, если гражданин в данный момент времени не работает.

В случае утраты, по каким-либо причинам, выдаётся дубликат. Если человек сам потерял трудовую книжку вместе с вкладышем, то необходимо обратиться на последнее место работы, для выдачи дубликата.

[1]

Нужен ли новый, если был испорчен

При заполнении вкладыша по невнимательности могут быть допущены ошибки. Если запись вносилась в новый вкладыш, то испорченный вкладыш необходимо уничтожить, а взамен его выписать новый. Вначале лучше заполнить позиции в вкладыше, а затем на титульном листе поставить штамп с реквизитами о выданном вкладыше.

Часто встречаемая ошибка заключается в том, что сотрудник отдела кадров не заметил, что закончился раздел «Сведения о работе» и занёс запись в раздел «Сведения о награждениях». В таком случае зачёркивать запись во вкладыше нельзя, это касается книжки тоже. Исправления вносятся таким способом, что следующим номером (позицией) делается запись, в которой прописывается, что предыдущая внесённая запись является не действительной. Далее вносятся правильные данные в нужный раздел вкладыша.

Если работник сменил фамилию

Фамилию человек поменял, в период когда вкладыш:

В обеих ситуациях запись о смене Ф.И.О. (фамилии, имени, отчества) делается на титульном листе книжки с внутренней стороны, при этом ставиться подпись с расшифровкой лица внёсшего запись о смене фамилии и печать организации.

Если запись внесена неверно

Если неверная запись внесена предыдущими работодателями, то по действующему законодательству можно исправить выявленной ошибку работодателем, у которого в текущий момент времени находится книжка, на основании официального документа (письма) работодателя совершившего ошибку.

Для этого следующей по порядку вносится запись, в которой написано, что «Запись считать недействительной за номером таким-то». Следующей позицией написать правильную запись, с указанием номера приказа, на основании которого была ошибочно вписана запись.

Совет: проверяйте оформление записей сотрудниками кадровых служб, в трудовой книжке и вкладыше, при приёме, увольнении, перемещении, чтобы избежать недоразумения (проблемы) при определении Вам стажа работы при начислении пенсии в дальнейшем, в отделении Пенсионного Фонда.

Финансовая сторона вопроса

1. Кто и где должен покупать

Работодатель, у которого в текущий момент времени работает сотрудник, обязан приобрести вкладыш в магазине отдела канцелярских товаров, в случаях, если нет пустых страницы:

2. Сколько стоит

В организациях торгующих вкладышами в трудовую книжку цена складывается у каждого своя.

3. Производится ли удержание с работника

При приёме на работу сотрудника стоимость:

  • приобретённой книжки, если это первое место работы (начало трудовой деятельности);
  • вкладыша

удерживается из заработной платы, согласно написанному заявлению.

4. Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учёте операции по выдаче и получению платы за выданную трудовую книжку и вкладышей работникам отражают следующими бухгалтерскими проводками:

Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — образец

Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец вкладыша и нюансы процедуры мы приведем в статье. Рассмотрим, как на практике может быть решена эта задача.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: особенности процедуры

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

  • берется иголка с ниткой;
  • вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.

Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.

Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Читайте так же:  Штатное расписание по форме т-3

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Где можно скачать образец вкладыша?

Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.

Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках. При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.

Ознакомиться с прочими нюансами кадрового документооборота вы можете в статьях:

Правила и образец оформления трудовой книжки в 2019 году

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина. С его помощью работодатель может оценить сотрудника, принять решение о его приеме на работу и произвести официальное трудоустройство. Трудовая книжка является основанием для назначения льгот, пособий и т.д.

Содержание трудовой книжки

Выдача трудовой книжки – это одна из обязанностей работодателя. На основании изданного им приказа назначается сотрудник, уполномоченный вести их учет и хранение. В случае утери документа, ответственность будет нести кадровый специалист, отвечающий за их ведение, либо сам работодатель.

В трудовую книжку заносятся сведения:

  • О работнике;
  • О работе, на которую он принят;
  • О переводах (внутри штата/за его пределы);
  • Об увольнении (по собственному желанию/в случае неисполнения трудовых обязанностей/при сокращении численности штата);
  • О поощрениях.

Важно, что правила оформления трудовой книжки 2019 года не подразумевают внесения в документ сведений о взысканиях в отношении гражданина. Исключением является взыскание в форме увольнения за неоднократное нарушение или неисполнение трудовых обязанностей.

Правила при оформлении трудовой книжки

Правила оформления трудовой книжки:

  1. Нумерация. Каждая запись, вносимая в документ, должна быть пронумерована в сквозном порядке.
  2. Язык. Все сведения, указываемые в трудовой книжке, вносятся на русском языке. Если работодателем является иностранный филиал (представительство), то текст должен быть продублирован на русском языке.
  3. Сокращения и даты. Запрещается использовать сокращения (исключением является сокращенное наименование работодателя). Все даты записываются в установленном формате – ДД. ММ. ГГГГ.

Вся вносимая в документ информация должна быть заверена печатью работодателя, иначе она не будет признана действительной. Для внесения записей разрешается использовать чернила синего, фиолетового или черного цвета.

Подробно про оформление трудовой книжки смотрите в видео

Внесение записи в трудовую книжку

Правильное оформление трудовой книжки:

  1. Титульный лист. Заполняется первым работодателем, включает следующие сведения:
    • Полные ФИО работника. Не допускается использование инициалов. В качестве образца работодателем может использоваться паспорт сотрудника, водительское удостоверение или военный билет;
    • Дату рождения;
    • Образование (на основании диплома либо аттестата);
    • Профессию, рабочую специальность;
    • Дату оформления. Писать необходимо числами, исключением является указание месяца – его можно прописать буквами;
    • Печать. Она необходимо для заверения указанных сведений.

  • Данные о трудовой деятельности гражданина. В этом разделе указывается информация о приеме его на должность, переводе на другую работу или увольнении. Страница содержит 4 графы:
    • Номер внесенной записи;
    • Дата её написания;
    • Наименование компании, занимаемая должность;
    • Реквизиты документа, являющегося основанием для записи.
  • Сведения о достижениях и полученных наградах. Указывается информация о присвоенных сотруднику званиях, получении грамот или дипломов и т.д. Важно, что они должны быть предусмотрены ТК РФ либо условиями коллективного договора. Содержание страницы:
    • Порядковый номер записи, дата её внесения;
    • Наименование работодателя, занимаемая сотрудником должность, вид его награждения;
    • Номер приказа, в соответствии с которым осуществляется поощрение, дата его составления.
  • Правила оформления трудовых книжек в 2019 году регламентируют порядок внесения записей о восстановлении в прежней должности, увольнении с места работы или смерти гражданина.

    Если сотрудник был уволен на незаконном основании, то он имеет право обращения с исковым заявлением в суд. При обнаружении достаточных оснований иск удовлетворяется, а работодатель обязан восстановить работника на той должности, с которой он был уволен. Для этого кадровый специалист аннулирует запись об увольнении из трудовой книжке.

    При расторжении трудового договора издается Приказ об увольнении работника. Его номер должен указываться в трудовой книжке, а дата издания совпадать с днем внесения соответствующей записи.

    Внесение отметки об увольнении сотрудника:

    • Дата расторжения договора (днем увольнения сотрудника является последний день, когда он выполняет рабочую функцию);
    • Информация о причинах увольнения. Если основанием является определенная статья ТК РФ , то на неё указывается ссылка;
    • Реквизиты Приказа об увольнении.

    Все перечисленные сведения удостоверяются печатью организации, подписью уполномоченного сотрудника и увольняемого работника.

    Если расторжение трудового договора происходит по причине смерти сотрудника, то в трудовой книжке указывается о прекращении его действия по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Документ должен содержать дату смерти в соответствии со Свидетельство о смерти. Поле, предназначенное для подписи работника, не заполняется.

    Исправление ошибок

    Требования к оформлению трудовой книжки соблюдаются не всеми работодателями, поэтому нередки ситуации, когда в документ вносятся ошибочные сведения.

    Порядок действий по их исправлению:

    1. Указание номера записи.
    2. Дата внесения информации.
    3. Запись о том, что ранее внесенные сведения не являются действительными.
    4. Указание достоверных данных.
    5. Реквизиты документа, используемого в качестве основания для исправлений.

    Зачеркивать неверно указанную информацию запрещается, необходимо сделать запись недействительной.

    Оформление вкладыша

    Если свободные страницы в трудовой книжке закончились, потребуется вшить в неё специальный вкладыш. Его заполнение осуществляется аналогично с оформлением трудовой книжки, никаких отличий не имеется. Особенности вшивания вкладыша не установлены законодателем. Обычно работодателем используются для этого жесткие нити. Сам вкладыш крепится в конце трудовой книжки, затем заверяются печатью и используется для внесения информации.

    Читайте так же:  Заявление в загс о перемене имени

    Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

    Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

    Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

    Оформление вкладыша в трудовую книжку

    Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

    • «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
    • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

    Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

    Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

    Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

    Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

    Образец вкладыша в трудовую книжку

    На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

    Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

    Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

    Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

    Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

    [2]

    Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

    • точек в конце записи не ставить;
    • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
    • каждая запись заверяется подписью и ФИО уполномоченного лица и печатью (если используется).

    Источники


    1. Домашняя юридическая энциклопедия. Семья / ред. И.М. Кузнецова. — М.: Олимп, 1999. — 608 c.

    2. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов (г. Пермь, 18-19 октября 2013 г.): моногр. . — М.: Статут, 2014. — 643 c.

    3. ред. Шубин, В.В. Сборник постановлений Пленума Верховного Суда РСФСР (1961-1983 гг.); М.: Юридическая литература, 2012. — 432 c.
    4. Керимов, Д.А. Проблемы общей теории права; М.: Современный гуманитарный университет, 2012. — 121 c.
    5. Теория государства и права в вопросах и ответах:Учебно-методическое пособие. -5-е изд. исп. — Москва: ИЛ, 2015. — 725 c.
    Как правильно оформляется вкладыш в трудовую книжку
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here