Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Самое важнее по теме: "Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку" с комментариями специалиста. На странице собрана и агрегирована информация по теме и предоставлена в удобном виде. В случае возникновения каких-либо вопросов задавайте их нашему дежурному специалисту.

Вкладыш в трудовую книжку

На протяжении своего рабочего стажа в течение активной жизни гражданин имеет документ, выданный ему, как правило, на месте первого трудоустройства и остающийся с ним до выхода на пенсию, а у некоторых лиц значительно позже. Если гражданин ведёт активную трудовую деятельность, часто меняет место работы или же растёт внутри одной компании, постоянно повышаясь в должности и переводясь из одного департамента в другой, его трудовая книжка довольно быстро может закончиться. Если подобная ситуация произошла, власти страны позволяют вклеить в книжку специальный вкладыш и продолжить делать записи в пределах единого документа.

Что такое вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, дополняющий трудовую книжку и служащий для оформления дополнительных страниц к ней. Применение данной бумаги регламентируется в пункте 38 Постановления Правительства РФ № 225. Так, данный документ предоставляется работодателем, обязанным регулярно покупать бланки, если при заполнении ТК у него заканчиваются все страницы, а разлинованный вкладыш служит их продолжением, однако сам по себе листок не может быть самостоятельным документом, так как он не содержит в себе регалий своего владельца, каких-либо официальных подписей и печати, и служит лишь вспомогательной бумагой.

Приём на работу

Наниматель обязан обеспечивать покупку подобных пустых бланков заранее и хранить их в архиве отдела кадров. При выдаче вкладыша очередному сотруднику компании данный акт записывается в специальном реестре в архиве работодателя, что диктуется Постановлением Минтруда №69, как средство для учёта активности ТК на территории предприятия и его субъектов.

Внешний вид вкладыша в ТК

Свою историю вкладыш в трудовую книжку начинает с 1940 года, когда начал пользоваться спросом спустя два десятилетия после введения самого понятия ТК. Данный документ обладает следующими отличительными особенностями:

  • Прежде всего, во избежание оборота фальсификата бумага имеет уникальный серийный номер, по аналогии с ТК, а также определённые методы защиты от подделки.
  • Применение вставки в ТК сотрудника регламентируется Постановлением Минтруда №69, которое содержит в составе своих статей пошаговую инструкцию по оформлению бумаги.

Работа отдела кадров

  • Любые сведения, заносимые в документ, должны дублироваться в бланках строгой отчётности, обрабатываемых на территории работодателя.
  • В каждой трудовой книжке сотрудника компании, которая дополняется вкладышем, должна стоять печать установленного образца с текстом «Выдан вкладыш», а в противном случае документ не может обрести законную силу. В случае, если организация не располагает таким штампом, данная запись делается от руки ответственным сотрудником отдела кадров.
  • В случае, если при переходе с одного рабочего места на другое гражданин каким-то образом утрачивает вкладыш, он уже не может далее претендовать на квалифицированную должность без его восстановления, так как вкладыш – неотъемлемая составляющая самой ТК, которая без него утрачивает свою активность.
  • Документ имеет полужёсткую картонную обложку, внешне сильно напоминающую ТК, и состоит из 36 листов с габаритами 88 х 125 мм для внесения официальных данных о сотруднике. Все поля для заполнения во вкладыше идентичны графам трудовой книжки.

Важно! Вкладыши в ТК ограничены в продаже и приобретать их имеют право лишь юрлица при предъявлении учредительных документов и печати компании. Бланки вкладышей издаются на Гознаке РФ, а их оформление ведётся в строгом соответствии с Постановлением Минтруда.

Инструкция по оформлению вкладыша

Заполнение трудовой книжки ведётся сотрудником отдела кадров предприятия-работодателя. В бланке, в соответствии с назначением каждой графы вписываются следующие сведения о сотруднике и его основных местах работы:

  • На первой странице указываются Ф. И. О. обладателя документа, дата его появления на свет, сведения о полученном образовании и присвоенной квалификации, в соответствии с которой он трудоустраивается на предприятии. В конце главного разворота фиксируется ЧЧ.ММ.ГГГГ заполнения документа, а также подпись сотрудника отдела кадров и фирменный штамп юрлица.
  • Следующие страницы содержат в себе графы, в которых указывается порядковый номер, дата кадровой операции с сотрудником, сведения о приёме на работу или освобождения от занимаемой должности, информация о повышениях, переводах, награждениях и премиях.

Важно! Ввиду того, что вкладыш является смысловой пролонгацией трудовой книжки, все номера, с которых начинается документ, проставляются не с цифры 1, а со следующего за последней записью числа. В случае, если сотруднику требуется несколько вкладышей из-за слишком большого количества записей, их количество законом не ограничивается. Документ считается действительным только в том случае, если он физически прикреплён к ТК, а также имеет штамп работодателя.

Действующим трудовым законодательством также оговорены требования к штампу, которые необходимо проставлять в каждом новом документе, в частности:

  • Прежде всего печать в документе должна отчётливо читаться и в то же время не загораживать собой оставшиеся под ней записи.
  • Если предприятие или ИП не имеют собственного фирменного штампа, его можно заменить подписью и регалиями руководителя компании.
  • В установленном на законодательном уровне регламенте говорится, что печать может быть проставлена только синим цветом.

Важно! Печать, устраиваемая на титульном листе, принадлежит только тому предприятию, которое выдало документ для сотрудника. На всех прочих местах работы во вкладыше ставится печать только под записями о приёме на работу, увольнении и прочих изменениях в статусе сотрудника.

Способы исправления ошибок во вкладыше

Каждый работодатель должен знать алгоритм исправления ошибок, которые могут быть допущены при неверном указании каких-либо сведений при заполнении вкладыша в трудовую книжку. Конечно, в отдельных случаях работодателю никто не мешает приобрести новый вкладыш, но от грамотно выполненных исправлений сила документа всё равно не теряется. Так, порядок исправления неточностей и ошибок в документе приведён ниже:

  • Если неточность была допущена при заполнении главной страницы, она подлежит списанию при помощи составления специального акта.
  • В случае, когда ошибка появилась при заполнении основных сведений о трудовой активности работника, сотрудник отдела кадров под некорректной надписью делает соответствующую пометку, которая автоматически позволяет считать сведения недействительными.

После этого идентичная запись делается снова, но уже без каких-либо ошибок и помарок. Здесь важно учитывать, что каждая запись об ошибочных данных в документе строгой отчётности должна иметь порядковый номер, следующий за последними сведениями о допущенных неточностях.

Читайте так же:  Как выполняется обжалование определения суда по гражданскому делу

Важно! Согласно Постановлению Минтруда ни одно исправление не может быть выполнено в виде перечёркивания ошибочных данных, так как в таком случае весь документ утрачивает юридическую силу.

Основные ошибки, которые повторяются при заполнении вкладыша, перечислены в приведённом перечне:

  • Неверное написание личных данных сотрудника, особенно, если он имеет нестандартную фамилию.
  • Ошибочное заведение вкладыша и нумерация первичной записи цифрой 1, что недопустимо.
  • Неточность в указании номера и наименования официального документа, в соответствии с которым во вкладыш делается новая запись.
  • Ошибкой также является действие сотрудника отдела кадров, когда он путает местами графы и заполняет их, не следуя подсказкам в верхней части каждой страницы.
  • Отсутствие подписи уполномоченного сотрудника отдела кадров предприятия, которая должна стоять под каждой записью в основном наборе листов документа.

Важно! Сотруднику организации, с трудовой книжкой которого проводятся бюрократические мероприятия и оформляется вкладыш, следует самолично взять документ на контроль наличия ошибок и указания к их исправлению. Это необходимо, потому что сотрудники отдела кадров могут не увидеть допущенную неточность и продолжить оформление документа через некоторое время, после очередного повышения в должности или перевода работника, что впоследствии вызовет дополнительные сложности при внесении корректировок.

Пример оформления вкладыша

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как только оформление вкладыша завершено, ответственный сотрудник работодателя должен вшить его в трудовую книжку работника для того, чтобы он стал активным. Трудовое законодательство не даёт каких-либо подробных разъяснений по корректному выполнению этого действия, и это приводит к тому, что отдел кадров просто руководствуется опытом ведения аналогичных процедур в адрес других сотрудников.

Таким образом, ответственные лица вшивают вкладыш одним из следующих способов:

  • В начале документа, который требуется оформить, сразу после первого форзаца трудовой книжки сотрудника, что создаёт удобство при чтении именно вкладыша, не отвлекаясь на изучение старых записей в первоначальном документе.
  • В середине ТК, так как это наиболее удобно для вшивания в техническом плане, однако может вызвать неудобства заинтересованного в сотруднике лица при чтении документа.
  • В конце ТК, сразу перед последним форзацем, и это также удобно для изучения, так как вкладыш являет собой логическое продолжение оригинальной книжки.

Важно!

Технически правильно оформляемый вкладыш не может быть вклеен, так как это действие оставляет риск разъединения двух документов со временем, что автоматически влечёт за собой утрату действия каждого из них. Так, все вкладыши, как правило, пришиваются обычными хлопковыми нитками и сапожной иглой, без использования сложных технических приспособлений.

В заключение следует сказать, что год от года человек накапливает свой трудовой стаж, и это означает, что ему всё труднее будет его восстановить при утрате ТК, а понадобиться он может не только при попытке трудоустройства на иное предприятия, но также и при выходе на пенсию для окончательного рассмотрения ежемесячного пенсионного обеспечения. Так, процесс восстановления трудового стажа невероятно затратный, долгий и требующий большого количества усилий для каждого человека, имеющего богатый опыт работы.

Вшитый в ТК вкладыш

В то же время вкладыш также имеет большую ценность для будущего гражданина, поэтому к данным документам надо относиться с предельным вниманием, осторожностью и беречь их от любых внешних воздействий, а также от утраты. Кроме того, гражданину следует обратиться к нотариусу и сделать заверенные копии всех листов обоих документов для домашнего хранения, что даст возможность выполнения дальнейших действий по трудоустройству даже в случае утери или уничтожения оригинальной ТК.

Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

  1. Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —> тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
  2. Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
  3. Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
  4. Заверяется вкладыш печатью работодателя.
  5. Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
  6. Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
  7. Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Рекомендуемая последовательность

Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.

Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк. Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.

Читайте так же:  Налог на недвижимое имущество и правила повышения суммы сборов

Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению. В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша. При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.

Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка. Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «>Сведения о работе»> работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «>Сведения о награждениях»>, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «>Сведения о награждениях»>, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «>Сведения о награждениях»>, и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:

1 кодекса Российской Федерации Закрытое акционерное общество «>Лининвест»> 2 17 01 2014 Запись за номером 1 недействительна Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «>Сведения о работе»>, а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

кодекса Российской Федерации Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш. Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Активный карьерный рост, частые поощрения, смена сферы профессиональной деятельности приводят к тому, что в трудовую книжку вносится много записей. Когда страницы заканчиваются, новый документ заводить не нужно. В уже имеющийся вставляют дополнительные листы. У неопытного кадрового сотрудника возникает проблема с оформлением вкладыша в трудовую книжку. Необходимо сделать это в соответствии с установленной процедурой. Если будут допущены ошибки, документ посчитают испорченным. Поэтому стоит ознакомиться с правилами заполнения вкладышей.

Что представляет собой вкладыш?

Форма вкладыша утверждена Правительством РФ в постановлении от 16.04.2003 года № 225. Образец бланка содержится в Приказе Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н. Он состоит из 19 разворотов, включающих:

  • обложку с названием;
  • страницу со сведениями о сотруднике;
  • раздел о работе;
  • раздел о награждениях.

Бланк изготавливается объединением «ГОСЗНАК» по единому образцу. Наниматели приобретают их у изготовителя или распространителей на основании договора.

Важно! Документ относят к строгой форме отчетности, на нем есть информация о серии и номере. Без трудовой книжки бланк недействителен.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: пошаговая инструкция

Оформление вкладыша в трудовую книжку является обязанностью работодателя. На практике локальным актом назначают ответственного кадрового сотрудника, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговую процедуру заполнения документации.

Шаг 1. Внесение сведений о сотруднике

На первую страницу бланка вносят актуальную информацию о сотруднике.

Работник отдела кадров вписывает:

  • полные ФИО гражданина в соответствии с паспортом;
  • дата рождения;
  • образование в соответствии с дипломом;
  • наименование профессии;
  • дату заполнения бланка.

Далее работнику предлагают поставить свою подпись. В завершение кадровый сотрудник заверяет документ своей подписью и ставит печать нанимателя.

Следует знать! С 2016 года хозяйственные общества не обязаны иметь печать, если это прямо не предусмотрено законом. Эти сведения отражаются в уставе компании. Минтруда России разъясняет (приказ от 31.10.2016 года № 589н), что в такой ситуации печать ставится на первой странице при ее наличии. Если она отсутствует, достаточно подписи ответственного работника.

Шаг 2. Внесение данных о профессиональной деятельности

Вкладыш признается продолжением трудовой книжки, в связи с этим заполняется по тем же правилам. Инструкция введена в действие Правительством РФ в постановлении от 10.10.2003 года № 69. Нумерацию страниц и записей также продолжают с учетом информации на последней странице основного документа.

В отделе кадров в раздел о работе заносят обязательные данные:

  • порядковый номер записи;
  • дату внесения информации;
  • о приеме к нанимателю, переводе на другое место, увольнении из компании со ссылкой на статью ТК РФ;
  • реквизиты приказа.

При заполнении документа не допускаются сокращения слов. Информация о награждениях вписывается аналогичным образом.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Шаг 3. Вшивание бланка

После внесения информации документацию следует вшить в трудовую книжку. Для этого потребуется взять шило, иголку, ножницы, нитки. Основной документ открывают на последней странице, бланк – посередине. Делают несколько проколов, прошивают и завязывают нити на несколько узлов.

Читайте так же:  Как проверить кадастровую стоимость земельного участка по кадастровому номеру

Шаг 4. Регистрация вкладыша в учетном журнале

В завершение в документе проставляют отметку «Выдан вкладыш», записывают серию и номер бланка. Обычно ее вносят на первом листе с внутренней стороны.

Образец записи: «Выдан вкладыш»

Поступление и расход бланков отражают в приходно-расходной книге, журнале учета движения трудовых книжек. Первый журнал ведет бухгалтерия, второй – кадровое подразделение нанимателя.

Ошибки, допускаемые при оформлении вкладыша

Поскольку вкладыш – бумага строгой отчетности, нельзя делать помарки и ошибки на титульном листе. В такой ситуации документ утилизируют. На внутренних страницах поправки делаются по правилам, применяемым к трудовым книжкам.

Бывает, что кадровые сотрудники ведут записи о профессиональной деятельности в разделе «Сведения о награждениях», чтобы не вшивать вкладыш. Такие действия правилами запрещены. Если награждений не было, соответствующий раздел должен оставаться незаполненным. Записи о профессиональной деятельности должны быть продолжены во вкладыше.

Нельзя начинать нумерацию в бланке заново. Она должна продолжать уже начатую в основном документе.

Не допускается заводить вкладыш вместо трудовой книжки, если отсутствуют чистые бланки основного документа. Вкладыш без него признается недействительным.

Обратите внимание! Разрешено делать перенос записи, если она начата в основном документе и полностью не вместилась на последнюю страницу. Во вкладыше ее продолжают с того места, на котором она оборвалась.

Что будет, если не оформить вкладыш?

Наниматель несет ответственность за ведение документации. За нарушение установленных правил на него может быть наложено наказание, предусмотренное статьями 5.27, 13.20 КоАП РФ.

В случае проступка штрафы следующие:

Вид проступка Штраф
нарушение норм о труде (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) должностное лицо – от 1 000 до 5 000 руб.;

предприниматель – от 1 000 до 5 000 руб.;

фирма – от 30 000 до 50 000 руб.

несоблюдение правил, касающихся архивной документации (ст. 13.20 КоАП РФ) должностное лицо – от 100 до 300 руб.

Кроме того, в соответствии со статьей 237 ТК РФ сотрудник вправе потребовать от работодателя возмещения морального вреда за неправомерные действия или бездействия, связанные с ведение документации. Такие споры рассматриваются в суде.

Подведем итоги

Таким образом, наниматель обязан оформить вкладыш, если трудовая книжка закончилась. Ведется бланк по тем же правилам, что и основной документ. Если допущены ошибки, которые нельзя исправить, вкладыш необходимо утилизировать. За неисполнение требований закона, предъявляемым к заполнению документации, наниматель привлекается к ответственности.

Рекомендованные для вас статьи:

Вкладыш в трудовую книжку: порядок оформления, образец

Статьи по теме

Видео (кликните для воспроизведения).

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой трудовой книжки. Выдается работодателем, когда заканчивается место для внесения записей в самой трудовой сотрудника.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки и вкладыша регулируется постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила).

Пункт 38 этих Правил говорит о том, что в случае отсутствия места для внесения записей в необходимом разделе, следует завести вкладыш, бланк которого очень похож на саму трудовую книжку, имеет те же разделы и ведется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Указывается, что сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, он имеет юридическую силу только при наличии трудовой книжки, для которой данный вкладыш и является продолжением.

Кто покупает бланк вкладыша в трудовую книжку?

В отношении вкладыша действуют те же правила, что и для основного документа по учету трудового стажа. Поэтому, как и саму трудовую книжку, вкладыш выдает сотруднику работодатель.

[1]

Цена вкладыша

Законодатели обозначили единственного изготовителя бланков трудовой и вкладышей – это Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Заниматься продажей бланков установленного образца вправе лишь юрлица, которые соответствуют требованиям самого ГОЗНАКа.

Вместе с тем, цена на бланки не ограничивается на законодательном уровне, обычно стоимость вкладышей остается в пределах 200 рублей за 1 бланк.

Как оформляется выдача вкладыша в трудовую книжку в учете?

Вкладыш может быть выдан сотруднику безвозмездно или за плату. Если работодатель рассчитывает получить оплату за оформленный бланк, то есть два пути:

  • работник вносит деньги в кассу или переводит на расчетный счет работодателя;
  • работник пишет заявление с просьбой удержать стоимость бланка вкладыша из его заработной платы.

Имейте в виду, что компенсация за выданный бланк трудовой или вкладыша не входит в перечень допустимых с точки зрения ст. 137 ТК РФ удержаний из заработной платы без волеизъявления самого сотрудника. Хотя сам факт того, что выдача бланка вкладыша может быть возмездной операцией, законодательством не оспаривается. Об этом говорится в определении Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416.

Поэтому не рекомендуется удерживать стоимость бланка из зарплаты, не получив письменное заявление от работника.

Выдача вкладыша сотруднику в бухгалтерском учете может выглядеть таким образом:

Кт 006 – учтена выдача бланка на забалансовом счете.

Дт 73 Кт 91 – начислен доход при выдаче бланка сотруднику (в момент его оформления, а не в момент физической передачи документа на руки работнику).

Дт 70 Кт 73 – произведено удержание стоимости бланка вкладыша из заработной платы.

Дт 50 (51) Кт 73 – сотрудник самостоятельно компенсировал стоимость бланка, внеся деньги в кассу или на расчетный счет работодателя.

Обратите внимание, что Минфин России считает выдачу трудовой книжки и вкладыша сотрудникам налогооблагаемым доходом работодателя, даже если выдаются бланки по цене приобретения. В частности письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818 говорит о необходимости обложить операцию по выдаче бланка трудовой налогом на прибыль и НДС.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Правилами не описывается сам процесс того, как вшивается вкладыш. Рекомендуется такая процедура:

  1. Открыть трудовую книжку так, чтобы справа была уже обложка книжки, а слева ее последний лист.
  2. Вложить вкладыш в раскрытую таким образом трудовую.
  3. Открыть вкладыш в самой середине.
  4. Приготовить длинную иголку и плотную нитку.
  5. Сшивать вкладыш и трудовую от сгиба страниц на середине вкладыша к корешку обложки трудовой книжки.
  6. Оставлять кончики ниток и закреплять их печатью и подписью нет необходимости, так как далее вносится надпись о выдаче вкладыша с указанием его серийного номера, который является уникальным. Поэтому подменить вкладыш впоследствии уже не удастся.
Читайте так же:  Функциональные обязанности секретаря судебного заседания

После физической вшивки вкладыша следует:

  1. Заполнить титульный лист вкладыша.
  2. Пронумеровать листы вкладыша таким образом, что первый лист вкладыша имеет номер, следующий за последней страницей трудовой или предыдущего вкладыша.
  3. Внести запись или сделать штамп на внутренней стороне обложки трудовой книжки о выдаче вкладыша.
  4. Внести запись о работе или о поощрениях с порядковым номером, следующим за последним номером, использованным в трудовой или предыдущем вкладыше.

Образец записи на обложке трудовой книжки

Запись о выдаче вкладыша вносится в саму трудовую, чаще на оборотную сторону титульной страницы обложки, и должна содержать информации о серии и номере бланка вкладыша.

Посмотрите, как выглядит запись.

Титульный лист вкладыша в трудовую книжку: как оформить, образец

Требования к заполнению титульного листа вкладыша аналогичны требованиям по заполнению титульного листа самой трудовой книжки.

Продолжается ли нумерация записей во вкладыше?

Нумерация записей как в трудовой, так и во вкладыше как продолжении трудовой, сквозная – то есть с окончанием трудовой книжки записи не прерываются, а в хронологическом порядке продолжаются со следующим порядковым номером.

Более того, допустим и вариант, когда запись начинается в трудовой книжке, а заканчивается во вкладыше.

Образец заполнения вкладыша в 2018 году

Какой номер имеет первая запись во вкладыше? Посмотрите образец внесения первой записи. Обратите внимание, что это первый разворот вкладыша, а запись начинается не с единицы.

Образец заявления о выдаче вкладыша

Трудовое законодательство не требует написания заявления на выдачу вкладыша работнику. Вместе с тем, такое заявление имеет смысл получить для возможности удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника.

Посмотрите, как выглядит образец такого заявления.

Статьи по теме:

[3]

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — как оформляется запись о выдаче вкладыша

Существует 2 регистра для учета трудовых книжек и вкладышей:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Первый документ учитывает исключительно чистые бланки. Запись о поступлении отражается на основании накладной или аналогичного документа. А выбытие отражается на основании запросов представителя отдела кадров или иного лица, отвечающего за ведение кадровой документации. Каждая запись в приходно-расходной книге по учету бланков находит свое отражение и в бухгалтерском учете на забалансовых счетах – по дебету или кредиту счета 006.

Во втором документе, книге учета движения трудовых, отражаются данные о предоставлении работниками трудовых книжек и вкладышей при поступлении на работу (или при выдаче работодателем) и о получении при увольнении. Записи данного регистра в бухгалтерском учете не отражаются.

Соответственно, при оформлении на работника чистого бланка вкладыша делаются 2 записи: о выбытии в приходно-расходной книге по учету бланков и о поступлении в книге учета движения трудовых.

Где скачать бланк вкладыша?

Вкладыш в трудовую печатается исключительно Объединением «ГОЗНАК», поэтому скачать в интернете бланк в том виде, в котором он должен быть, невозможно.

Скидка 30% при подписке на «Упрощенку»!

Сегодня подарок при подписке на журнал «Упрощенка» — скидка 30%. У вас всегда под рукой будет подборка решений насущных вопросов.

Счет действует до 30 сентября включительно.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Человек получает трудовую книжку после первого официального трудоустройства. После этого она остается с ним на всю жизнь и именно с ее помощью в России вычисляется общий рабочий стаж.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Количество страниц для записи в книжке ограничено, поэтому, если человек часто менял место работы или получал награды и поощрения, то может возникнуть необходимость оформления вкладыша.

Что это такое и для чего нужен

Трудовая книжка содержит 3 раздела:

  • на титульном листе содержится информация, касающаяся сотрудника;
  • данные обо всех местах работу, в том числе и текущем;
  • перечень всех наград, полученных во время выполнения должностных обязанностей.

Нередко количество страниц, отведенных под запись, заканчивается. В таких случаях появляется необходимость в оформлении вкладыша – дополнительных листов для увеличения места, отведенного для записей в одном или сразу нескольких разделов документа.

Какой имеет вид

Вкладыш позволяет гражданам осуществлять трудовую деятельность, даже, если место для записей в трудовой книжке уже закончилось.

Первый вкладыш был создан в 1940 году, после чего неоднократно изменялся. Сейчас широкое применение получил вкладыш, разработанный в 2010 году по форме ВТ-1. Однако, также применяется предыдущая версия 2004 года.

В обязательном порядке титульный лист любого вкладыша должен иметь:

  • уникальный номер;
  • ФИО владельца книжки;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • название профессии или должности;
  • дату получения документа;
  • подпись владельца;
  • подпись лица, которое отвечает за ведение книжки.

Кроме этого, вкладыш содержит в себе:

  • 36 страниц, позволяющих вносить дополнительную информацию;
  • обложку, выполненную из картона;
  • графы, схожие с представленными в трудовой книжке.

К данному документу нужно относиться серьезно, так как он обладает такой же значимостью, как и сама трудовая книжка. Однако, работодатель не может отказать человеку в трудоустройстве, если вкладыш отсутствует. При неправомерном отказе человеку требуется обратиться в суд.

Приобретать вкладыши для трудовых книжек руководители обязаны самостоятельно. Прием документа от сотрудника строго запрещен на законодательном уровне, поэтому при нарушении работодатель будет привлечен к ответственности.

Трудовая должна находиться в отделе кадров организации, поэтому там же и дополняется вкладышем с соответствующей записью.

Как заполнить

Чтобы правильно заполнить вкладыш, необходимо ознакомиться с постановлением Министерства труда от 10.10.2003 г. №69. Заполнение начинается с постановки штампа «Выдан вкладыш», без которого вкладыш не будет считаться действительным, даже, если он уже вшит в книжку. Он должен содержать в себе сведения о серии и номере.

Если в организации не имеется данного вида штампа, то запись должна быть поставлена от руки. При этом не требуется графического выведения штампа. Надпись осуществляется обычной синей ручкой.

Штамп может быть поставлен, как на титульном листе, главное условие – он не должен перекрывать или искажать заполненные там данные, так и на странице перед титульным листом, примыкающей к обложке.

Читайте так же:  Когда возможно отстранение от работы сотрудника работодателем

Далее заполнение вкладыша во многом схоже с заполнением трудовой книжки. Первоначально на титульном листе необходимо указать персональные данные сотрудника, а также дату, когда осуществляется заполнение документа. Все сведения, находящиеся на титульном листе, заполняются сотрудником фирмы.

После этого требуется перейти к заполнению оставшихся двух разделов. По своей структуре они идентичны тем, что находятся в трудовой книжке. В них необходимо внести сведение о работе и наградах, которые получил сотрудник.

Они заполняются по тем же правилам, что и книжка:

  • применение сокращений недопустимо;
  • номер записи должен продолжать основную последовательность и быть на 1 больше, чем предыдущий;
  • вся информация в графах 1, 2, 4 должна быть указана в полях, находящихся на одном уровне друг с другом и полями, в которых отражаются все юридические действия руководителя в отношении сотрудника, например, назначение на должность или награждение.

Общее количество вкладышей, которые могут быть вшиты в книжку, не ограничено. Главное условие – правильное заполнение и наличие штампа.

Внешне и внутренне вкладыш очень похож на трудовую книжку. Его оформление осуществляется для дальнейшего продолжения записей, касающихся трудовой деятельности владельца книжки.

Нумерация вкладыша имеет особый порядок. Она должна начинаться не с единицы, а быть продолжением нумерации трудовой книжки. Например, если страница, на которой находится последняя запись в книжке, 43, то нумерация вкладыша должна начинаться с 44.

Благодаря этому сохраняется естественная очередность и смысловое единство записей, которые вносятся в документ.

Такой способ нумерации позволяет избежать ситуаций, когда в книжке последняя запись свидетельствует об увольнении, а ее продолжает вкладыш с записью о приеме на работу.

При размещении вкладыша в книжку, нужно убедиться, что он будет именно вшит. Простое хранение в книжки или размещение с помощью клеящих веществ запрещено. Это связано с тем, что именно вшитый вкладыш будет наиболее надежно прикреплен, нежели при использовании других способов. Вкладыш, который будет просто вложен, признается недействительным.

Для вшивания вкладыша нужно пошагово выполнить следующую последовательность действий:

  • с помощью шила, чтобы не повредить внешний вид документа, сделать несколько проколов. Чаще всего их делают 4-5, чтобы обеспечить более надежное скрепление. Первый прокол обычно располагают посередине, а далее все остальные, соблюдая симметрию;
  • приложить вкладыш к трудовой книжке в месте вшивания и сделать подобные проколы. Самое главное сохранить целостность весь документов и бланков. Появление сторонних дырок и разрывов недопустимо. Все проколы должны находить, как можно ближе к переплету;
  • с помощью толстой иголки и нитей пришить вкладыш к книжке. Лучше всего выбирать толстые и прочные нити, это гарантирует долговечность скрепления. Количество стежков может быть любым, в конце нитки тщательно закрепляются и обрезаются.

В некоторых фирмах имеется специализированная машинка, осуществляющая скрепление документов за несколько секунд.

Возможные ошибки

При заполнении любых документов могут быть допущены ошибки, которые следует избегать по возможности:

  • отрывание обложки вкладыша. Он должен быть вшит в своем первоначальном виде;
  • выдача новой трудовой, если в старой закончилось место для записей;
  • вклеивание пустых листов в книжку;
  • замена или исправление названий разделов в книжке вместо включения вкладыша;
  • начало нумерации страниц с единицы;
  • вклеивание, а не вшивание бланка;
  • внесение изменений в книжке без учета вкладыш.

Кроме этого, нельзя игнорировать требования постановки на учет вкладыша. Запись о расширении книжки должна быть в соответствующие документы.

[2]

Действителен ли без трудовой книжки

На законодательном уровне закреплено, что использование вкладыша без трудовой книжки полностью запрещено. Отдельно он не обладает никакой юридической силой.

Именно поэтому при предъявлении одного вкладыша руководитель не имеет право принимать или увольнять гражданина, а также оставлять записи или совершать иные манипуляции с вкладышем.

Также документ не будет действителен, если он не вшит, а вклеен или приложен к книжке, в нем нет соответствующего штампа и титульного листа, заполненного по всем правилам.

Вкладыш является продолжением трудовой, а не самостоятельным документом. Это стоит помнить.

Как оформить новый если утерян

Если потеря вкладыша была совершена во время хранения и по вине сотрудников фирмы, то руководитель обязан самостоятельно распорядиться о выдаче дубликата. Если он утерян самим владельцем книжки, то человек должен обратиться на прежнее место работы, после чего подать заявление с просьбой об изготовлении дубликата.

Если в трудовой книжке заканчиваются страницы для внесения записей, то единственным выходом является вшивание вкладыша. Он приобретается и прикрепляется к книжке сотрудниками фирмы. Заполнение вкладыша должно вестись с соблюдением всех правил. Действительным он признается только при наличии соответствующей подписи и предъявлении совместно с трудовой книжкой.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Понасюк А. М. Медиация и адвокат. Новое направление адвокатской практики; Инфотропик Медиа — М., 2012. — 370 c.

  2. Гусов, К.Н. Комментарий к трудовому кодексу Российской федерации (вводный); М.: ВИТРЭМ, 2013. — 240 c.

  3. Дельбрюк, Б. Введение в изучение языка. Из истории и методологии сравнительного языкознания: моногр. / Б. Дельбрюк. — М.: Едиториал УРСС, 2010. — 152 c.
  4. Теория государства и права. — М.: Статут, 2007. — 128 c.
  5. Бастрыкин, А.И. Актуальные проблемы теории государства и права. Учебное пособие / А.И. Бастрыкин. — М.: Юнити-Дана, 2014. — 237 c.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here