Как оформляется дубликат трудовой книжки

Самое важнее по теме: "Как оформляется дубликат трудовой книжки" с комментариями специалиста. На странице собрана и агрегирована информация по теме и предоставлена в удобном виде. В случае возникновения каких-либо вопросов задавайте их нашему дежурному специалисту.

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

#1 27.06.2008 14:43:46

Дубликат трудовой книжки

Еще один интересный вопрос созрел.

Бывают в жизни ситуации когда работник теряет свою трудовую.

Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Вместе с тем, согласно ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ:

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Таким образом, работник может либо обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата, либо по новому месту работы — с заявлением о выдаче новой трудовой книжки.
Второй вариант менее предпочтителен и прибегать к нему следует только в крайних случаях , т.к. согласно ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ:

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

А вот теперь представим себе ситуацию, что работник работал за всю жизнь в 5-ти (10-ти, 20-ти и тп.) местах, все эти организации ликвидированы. Получается что он не имеет возможности получить дубликат! Конечно, на работу его трудоустроят (заведут новый трудовик), но как подтвердить стаж (этих организаций нет, документацию в архивы они не сдавали, т.е. никаких справок получить невозможно)?

В общем, вопрос такой: как получить дубликат трудовой книжки, если все организации в которых работал гражданин ликвидированы?

#2 27.06.2008 15:04:15

Re: Дубликат трудовой книжки

Если есть копия трудовой книжки заверенная кадровой службой или без заверения таковой, но только с согласия кадровика новой работы то можно и по копии восстановить документ. Но согласие обязательно, так как копия документа, подлинник которого утерян, утрачивает юридическую силу. Ну а если нотариальная копия то все путем.

[1]

Да еще остается трудовые договора. в 90е годы их тоже заключали и справки выдавали о зарплате (не помню как правильно назывались).

#3 27.06.2008 15:28:46

Re: Дубликат трудовой книжки

Если есть копия трудовой книжки заверенная кадровой службой или без заверения таковой, но только с согласия кадровика новой работы то можно и по копии восстановить документ.

А вот здесь хотелось бы поподробнее узнать — каким нпа предусмотрена такая возможность?

#4 27.06.2008 15:43:57

Re: Дубликат трудовой книжки

Если есть копия трудовой книжки заверенная кадровой службой или без заверения таковой, но только с согласия кадровика новой работы то можно и по копии восстановить документ.

А вот здесь хотелось бы поподробнее узнать — каким нпа предусмотрена такая возможность?

Юрик, а как Вы думаете если такой НПА или нет. конечно нет. ПО ДОГОВОРЕННОСТИ

.

#5 28.06.2008 20:29:32

Re: Дубликат трудовой книжки

По договоренности кадровик с новой работы еще 10-к работ укажет.
Не думаю что выданный таким образом дубликат будет обладать юридической силой.

#6 30.06.2008 11:36:21

Re: Дубликат трудовой книжки

«ГроссМедиа», 2008
«РОСБУХ», 2008

КАДРОВАЯ СЛУЖБА ПРЕДПРИЯТИЯ: СПРАВОЧНИК

Раздел 1. ПОСТАТЕЙНЫЙ ОБЗОР ИЗМЕНЕНИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.3.1.3. Выдача дубликата в связи с утратой трудовой
книжки работником

Ну, и на лицевой стороне проставляется слово «Дубликат»

Это, как говорится, теория.
На практике, я думаю, мало кто успеет за 15 дней собрать все справки о предыдущих местах работы.
Поэтому, я думаю, что можно в данную запись включить стаж из соответствующей графы Т-2 Личная карточка работника. Она обязательно заполняется кадровиком при приеме работника на основании трудовой книжки. Значит, у кадровика по предыдущему месту работы имеются действительные данные о стаже.
А потом уже пусть работник собирает справочки, чтобы к пенсии иметь все документы.
Тем, кто родился после 1967 г., я считаю, вообще повезло, потому что их взносы персонифицированны!
А также на всех работающих в 2002 году сдавались СЗВ-К, также подтверждающие стаж работника до 2000 года. Один экземпляр должен быть на руках у работника. Если нет — надо взять!
Т.е., все данные о стаже УЖЕ имеются в ПФР. А все эти справки — пустая бюрократия, портящая нервы.

Да, кстати, где-то читала, что копия трудовой книжки не является документом и на ее основании нельзя вносить данные о стаже, даже если она нотариально заверена. По-моему, также бред.

#7 30.06.2008 14:02:49

Re: Дубликат трудовой книжки

Она обязательно заполняется кадровиком при приеме работника на основании трудовой книжки. Значит, у кадровика по предыдущему месту работы имеются действительные данные о стаже.

KateK, это все понятно. Сложности возникают когда прежнего места работы уже нет.
Представьте, у работника есть все справки, подтверждающие стаж и прежние места работы, есть копия трудовой (нотариально заверенная), но ему просто некуда подать все эти документы, т.к. все предыдущие фирмы уже ликвидированы.
Конечно я несколько утрировал ситуацию и довел ее до некоторого абсурда, но с подобием сталкивался, отсюда и родился вопрос.

Т.е., все данные о стаже УЖЕ имеются в ПФР.

Да, кстати, где-то читала, что копия трудовой книжки не является документом и на ее основании нельзя вносить данные о стаже, даже если она нотариально заверена. По-моему, также бред.

И все данные есть в ПФР. Но вот недавно к нам обратилась женьщина в отдел кадров с просьбой подтвердить ее стаж. В ПФР ей отказали засчитать этот стаж, поскольку . печать местами нечитаема. А мы не можем ей подтвердить, т.к. у нас архив только более позднего периода (да мы и фирма другая, и правопреемником не являемся). В областном архиве за ранний период тоже документов нет.
Вот и получается, что трудовая книжка есть, человек действительно работал (о чем и в ПФР знают), но по одним лишь формальным признакам ей отказывают во включении этого периода работы в стаж. Человека просто продинамили.

Вообще, знаю по опыту, в ПФР отказывают по любому пустяку и единственный способ подтвердить свой стаж — это обращение в суд (со всеми справками и свидетелями). Не все на это решаются и не все доходят до конца. А ПФР получает сверхприбыли и себе новые офисы строит.

На счет того, что книжка не является документом — это действительно бред — ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ:

Читайте так же:  Бывший работодатель не отдает трудовую книжку — что делать

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Таким образом, если есть разночтения записей в трудовой с данными из справок, то преимущественное значение имеют записи в трудовой книжке.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Читайте так же:  За какие нарушения пдд могут лишить водительского удостоверения

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Дубликат трудовой книжки

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

  • утеря трудовой книжки бывшим работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • утеря трудовой книжки работодателем;
  • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

[2]

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Читайте так же:  Как заказать выписку из егрн с сайта росреестра онлайн

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий рабочий стаж. Даже после ее утери или порчи можно оформить дубликат. Это бесплатно, но понадобится правильно составить заявление и собрать документы, подтверждающие периоды трудоустройства.

Что это такое

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Видео (кликните для воспроизведения).

Дубликат– это повторный экземпляр трудовой книжки с аналогичной юридической силой. Он так же подтверждает квалификацию, стаж, опыт.

Согласно п. 32 Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003г., дубликат должен содержать такие сведения:

  • персональные данные сотрудника;
  • общий и/или непрерывный стаж до текущего трудоустройства (утраченные сведения подтверждаются документами от предыдущего работодателя);
  • награждения/поощрения по последнему месту работы.

Не вносятся в повторный экземпляр ошибочные сведения и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия подтверждающего документа. Выдается дубликат бесплатно, хотя работодатель вправе потребовать оплату стоимости нового бланка.

В каких случаях делается

Необходимость в дубликате появляется, если больше невозможно использовать оригинальную книжку. Это происходит, если она:

  • потерялась– по вине самого работника или работодателя;
  • испорчена–порвана, сильно испачкана, обгорела;
  • стала недействительной в связи с неправильной записью.

При незаконном увольнении и последующем восстановлении на работе по решению суда достаточно внести в трудовую книжку отметку о недействительности записи. Однако сотрудник вправе потребовать дубликат. В таком случае его оформят на общих основаниях, только в нем не будет записи об увольнении.

Порядок выдачи дубликатов регулируется на законодательном уровне.

Следует руководствоваться несколькими нормативно-правовыми актами:

  1. Правилами ведения и хранения, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.
  2. Инструкцией по заполнению, утвержденной постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 г.
  3. Постановлением Минтруда РФ № 50 от 24.06.1994 г., устанавливающим правила определения стажа при утрате документов в результате ЧС.

Стандартная процедура:

  1. Работник подает письменное заявление.
  2. Заявление регистрируется в журнале.
  3. Собираются документы, подтверждающие стаж, и оформляется дубликат.
  4. Вносятся сведения в книгу учета бланков и вкладышей трудовой книжки, которая ведется бухгалтерией.

При оформлении повторного экземпляра возможны затруднения. Получить документ все равно получится, хотя порядок будет другим.

Проблемы при оформлении дубликата и способы их решения:

Ситуация Что предпринять
Нет подтверждающих документов Восстановление трудовой без подтверждения стажа невозможно. Если нет документов, можно привлечь 2-3 свидетелей – трудовой стаж будет определен по их показаниям.
Организация ликвидирована Можно восстановить документы через пенсионный фонд – подать запрос и дождаться ответа. Есть вариант работы с архивами, но в них не всегда пускают, к тому же там может не оказаться нужной информации. В крайнем случае остается обратиться в суд, а он уже направит запросы в соответствующие госорганы.
Организация переименована В случае с реорганизацией предприятия применяется особый порядок оформления дубликата. Если сейчас другое название и другая печать, на титульном листе проставляется новая печать. В «Сведениях о работе» пишется предыдущее наименование организации, а после записи об увольнении указывается переименование юрлица.

Дубликат трудовой книжки, как и оригинал, может быть выдан на руки только уволенному работнику. Пока он трудоустроен, этот документ хранится у работодателя. Однако при необходимости можно получить заверенную копию.

На основании чего и кем выдается

Оформить повторный экземпляр могут только по рукописному заявлению сотрудника на имя работодателя:

  1. В нем указывается причина отсутствия документа и просьба о его восстановлении.
  2. Внизу проставляется дата и подпись работника.
  3. При согласии с заявлением работодатель издает приказ о выдаче дубликата, в котором должны быть указаны основания для его оформления.
  4. Затем он регистрируется в журнале с присвоением порядкового номера.
  5. С приказом необходимо ознакомить не только сотрудников отдела кадров, но и всех остальных работников, вывесив на видное место в компании.

Если же документ утерян текущим работодателем, то он и должен его восстановить при увольнении сотрудника. Оформлением и выдачей дубликата занимается отдел кадров, если его нет – бухгалтер, в ИП – сам предприниматель.

Срок оформления

Повторный экземпляр выдается не позднее, чем через 15 дней после подачи и приема заявления. При затягивании этого срока, как и при отказе в оформлении документа, сотрудник вправе обратиться в суд и взыскать компенсацию упущенного заработка.

Не имея на руках дубликата трудовой, он не мог оформиться на новую работу, а, значит, понес убытки.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Правильное заполнение повторного экземпляра важно, поскольку это документ строгой отчетности. Любые ошибки сделают его недействительным.

Правила заполнения:

  1. Вверху на титульном листе– надпись «дубликат».
  2. Далее в соответствующие графы вносятся актуальные сведения – ФИО, дата рождения, образование, род деятельности. Обязательно проставляются подписи работника и должностного лица, печать предприятия.
  3. В «Сведения о работе» заносится общий стаж без уточнения сведений: «общий стаж до поступления в ООО «Азалия» 7 лет, 4 месяца (семь лет, четыре месяца)». Печать и данные о лице, внесшем записи, не требуются.
  4. Далее на основании справки или иных бумаг вносится информация о местах работы: дата приема в штат, сведения о должности, организации, переводах, причине увольнения, сведения о документе, подтверждающем трудоустройство.

Выдача дубликата обязательно отражается в книге учета трудовых книжек. Должна быть указана дата и поставлена подпись работника.

Как правильно заверять копию

С 1 июля 2019 в связи с вступлением в силу ГОСТа Р 7.0.97-2016 изменились требования к заверению копий трудовых книжек. В любом случае требуется отксерокопировать все страницы, где есть записи. Однако правила зависят от того, для каких целей нужен документ.

Правила заверения:

Образец для банка, ПФР или другой сторонней организации Для использования внутри организации Для безработного
  • ставится отметка «Верно»;
  • указываются ФИО и должность кадровика;
  • проставляется дата заверения;
  • вносится указание о том, где хранится оригинал;
  • запись «работает по настоящее время» уже необязательна, но банки требуют ставить ее;
  • листы сшиваются по левому краю с указанием даты.
Записи «работает по настоящее время» и о местонахождении бланка не требуются.
В остальном заверение происходит так же, как и для сторонних организаций.
Безработный может заверить копию у нотариуса, предоставив паспорт и трудовую книжку. Он скопирует нужные страницы, поставит на них свои данные, подпись и печать.
Принципиальное значение имеет место, где поставить печать: она должна быть на каждой странице, частично заходя на запись и частично – на лист документа.
Читайте так же:  Сколько времени можно жить без прописки в паспорте

Заверенная копия действительна 1 месяц. После трудоустройства она автоматически теряет свою силу.

Дублирование вкладыша

Согласно п. 38 Правил ведения и хранения, вкладыш оформляется и заполняется так же, как и сама книжка. Поэтому и восстановление происходит в аналогичном порядке.

Возможно 2 варианта:

  1. Подать заявление по предыдущему месту трудоустройства на основании п. 31 Правил. Работодатель обязан выдать бывшему сотруднику дубликат вкладыша.
  2. При трудоустройстве на другое место работы – написать заявление новому работодателю, согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ. Если нет данных с предыдущей работы, нужно найти свидетелей, по показаниям которых определят стаж.

Заполняется вкладыш сотрудником кадровой службы. Срок его выдачи – 15 дней с подачи заявления.

Выдача поддельного документа работнику

Если должностное лицо вносит недостоверные записи в дубликат, это уголовно наказуемое деяние. Ответственность по УК РФ наступает, если доказывается факт изготовления, сбыта, использования подделок для извлечения личной выгоды.

Ответственность работодателя за подделку дубликатов трудовых книжек:

Вид правонарушения Статья УК РФ Ответственность
Мошенничество с документами для получения выплат Ст. 159 Для должностного лица-участника фальсификации – штраф до 500 000 руб., до 2 лет принудительных работ, до 6 лет тюрьмы
Подлог должностным лицом Ст. 292 Штраф до 200 МРОТ/в размере 2-месячного дохода, 180-240 ч обязательных работ, до 2 лет тюрьмы
Фальсификация документов и их сбыт Ч. 1 ст. 327 Арест до 6 месяцев, принудительные работы, до 2 лет тюрьмы

При подозрении на то, что новый сотрудник предоставил поддельный дубликат трудовой, работодатель обязан сообщить об этом в правоохранительные органы. За халатную проверку документов организации грозит штраф от 1 000 до 2 000 руб. и основательная проверка.

Восстанавливают утраченные сведения о стаже на основании документов с прошлых мест работы, в крайнем случае – по свидетельским показаниям. При отказе или задержке с выдачей дубликата можно обратиться в суд и взыскать компенсацию упущенного заработка. Как правило, суды в таких случаях встают на сторону работника.

Видео: Как оформить дубликат трудовой книжки. Елена А. Пономарева.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Дубликат трудовой книжки

Нормативные документы

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата бланка, являются:

— Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. Постановлением Минтруда РФ от 24.06.94 №50.

Заявление о выдаче нового бланка

Работнику необходимо написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, образец:

Оно подается директору по последнему месту работы (п.31 “Правил”).

В нем указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя. Документ подписывается руководителем. По правилам, выдача дубликата трудовой книжки должна быть произведена в течение пятнадцати дней с момента получения заявления.

Бланк заявления, развернутый

Как оформить новый документ?

Как отмечено в Приказе Минфина от 22.12.03 № 117н “О трудовых книжках”, организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки. При первичном оформлении они выдаются работникам, которые трудоустраиваются впервые, а также сотрудникам, которым оформляется новый документ, взамен утраченного.

Инструкция по оформлению

1. На первую страницу чистого документа, в верхнем правом углу вносится запись «Дубликат» .

2. Заполняется титульник. Указываются актуальные данные о работнике.

3. В первой строке третьей графы раздела «Информация о работе» вносится запись об общем стаже работы.

4. В раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих нанимателей (на основании представленных работником справок).

5. Также нужно сделать записи о поощрениях.

6. На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: «Взамен выдан дубликат» .

Стоимость выданного бланка высчитывается из заработной платы работника. Перед этим необходимо уведомить его об этом.

Образец дубликата трудовой книжки можете посмотреть здесь:

Как поступить, если документ о стаже испорчен по вине работодателя?

Причиной утраты документа может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, или пожара). В таком случае ему нужно приложить максимум усилий для оформления дубликатов. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается восстановлением сведений.

Составляется акт, на основании которого оформляются и выдаются новые документы взамен утраченных.

Образец дубликата трудовой книжки в 2019 году

Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.

В каких случаях нужен

Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:

  • владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
  • документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
  • в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.

Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.

В течение какого срока следует оформить

Порядок выдачи

Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:

  • найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
  • заполнить бумагу на оформление и получение копии;
  • подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.

Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.

Образец приказа

Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:

  • номер и дата заполнения;
  • причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
  • подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.
Читайте так же:  Межевание земельного участка

Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.

Как составить заявление и его образец

Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:

  • ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
  • доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
  • просьба о предоставлении копии заявителю;
  • подпись и дата.

Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.

Какие сведения вносятся

Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».

Другие разделы претерпят незначительные изменения:

Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.

[3]

Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.

  1. Места работы

Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.

Работодатель заполняет все места службы, кроме последнего, где будет выдан дубликат. Последний работодатель не вносится в общий стаж, так как сотрудник не знает, сколько времени проработает на текущем месте.

Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.

Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.

Как оформить и образец заполнения

Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:

  • указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
  • поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
  • следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
  • в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
  • в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.

Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.

После её утери, пример

Если трудовая книжка была украдена (например, вместе с сумкой и другими документами) или утеряна, сотрудник обязан уведомить работодателя в кратчайшие сроки. Правительство дает человеку 15 дней, затем будет наложен административный штраф.

Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.

Бывшему сотруднику

Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.

Взамен испорченной

Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:

  • обгореть после пожара;
  • порваться;
  • шрифт поплыл или стал нечитаемым.

Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.

Какие нужны документы

Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.

Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:

  • задокументированный трудовой договор;
  • приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
  • ведомости на выплату зарплату за определенные года;
  • справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
  • постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.

Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.

Сколько стоит

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.

Что делать если найден оригинал

Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.

Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.

Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.

Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Ильин, В.А. История и методология физики. Учебник для магистратуры / В.А. Ильин. — М.: Юрайт, 2016. — 800 c.

  2. Шнитенков, А. В. Глава 23 УК РФ. Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях. Постатейный комментарий. Судебная практика: моногр. / А.В. Шнитенков. — М.: Юстицинформ, 2018. — 917 c.

  3. Левенфельд, Л. Гипнотизм. Руководство к изучению гипноза и внушения (особенно в медицине и юриспруденции) / Л. Левенфельд. — М.: Типография «Саратовского Дневника», 2016. — 438 c.
  4. Герасимова, Л.П.; Зубко, Ю.А. Шпаргалка по коммерческому праву; Аллель-2000, 2011. — 167 c.
  5. История Библиотеки Академии наук СССР. 1714 — 1964 / ред. М.С. Филиппов. — М.: М-Л: Наука, 2017. — 600 c.
Как оформляется дубликат трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here